Bezpieczne udostępnianie i współpraca

Moduł 7: Dostęp, dostawcy i chmura · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili dla każdej sytuacji wybrać najbezpieczniejszy sposób udostępniania: udostępnianie wewnętrzne za pomocą konta, udostępnienie osobiste lub link publiczny z hasłem, terminem ważności i limitem pobrań, a także będą Państwo wiedzieć, czego lepiej nie wysyłać mailem.
Kluczowe pojęcia: link udostępniający, link publiczny, termin ważności, hasło do linku, limit pobrań, prośba o przesłanie pliku, wysyłka szyfrowana, dane minimalne

Udostępnianie to nowy załącznik

Kiedyś dokument wysyłało się jako załącznik do maila. Dziś coraz częściej udostępnia się link do pliku w swojej chmurze. Ma to duże zalety: brak kopii krążących w obiegu, zawsze najnowsza wersja, możliwość wysyłania dużych plików, a dostęp można później wycofać. Załącznika, który już został wysłany, nigdy nie da się wycofać.

Jednak link niesie ze sobą własne ryzyko. Link publiczny działa dla każdego, kto go ma. Jeśli zostanie przesłany dalej, wklejony w czacie grupowym albo trafi do zhakowanej skrzynki pocztowej, dostęp uzyska także ta osoba. Link bez hasła i daty wygaśnięcia utworzony trzy lata temu na potrzeby jednego zlecenia często nadal działa.

Trzy sposoby udostępniania

Niemal każda usługa chmurowa oferuje trzy rodzaje udostępniania. Zawsze należy wybierać ten najbardziej ograniczony, który wystarczy do celu.

Udostępnianie wewnętrzne jest najbezpieczniejsze: nie ma linku, który mógłby wyciec, a gdy współpracownik odchodzi i jego konto zostaje wyłączone (lekcja 7.1), dostęp natychmiast znika. Przy udostępnieniu osobistym każdy odbiorca otrzymuje własny link, dzięki czemu widzą Państwo, z kim dzielą się danymi, i mogą zatrzymać dostęp dla każdej osoby osobno.

Ustawienia linku

Jeśli jednak konieczny jest link publiczny, należy świadomie dobrać jego ustawienia. Większość usług oferuje te opcje:

• Uprawnienia: tylko podgląd lub także edycja. Domyślnie należy wybierać tylko podgląd. Do wglądu to wystarczy.
• Hasło do linku: osoba otwierająca link musi najpierw podać hasło. Hasło należy wysłać innym kanałem niż link: link mailem, hasło sms-em lub telefonicznie. Osoba, która przechwyci tylko maila, nic wtedy nie zyska.
• Termin ważności: po tej dacie link przestaje działać. Dzięki temu nie trzeba pamiętać o jego usunięciu.
• Limit pobrań: link przestaje działać po określonej liczbie pobrań.
• Ukryj pobieranie: odbiorca nie widzi przycisku pobierania. To nie jest prawdziwe zabezpieczenie: to, co ktoś może zobaczyć, może też utrwalić, choćby zrzutem ekranu.
• Etykieta lub nazwa linku, aby później wiedzieć, do czego służył.

Proszę udostępniać sam plik, a nie cały folder, chyba że druga osoba rzeczywiście może zobaczyć wszystko w tym folderze. Link do folderu „Klienci 2026” wysłany w celu udostępnienia jednej oferty to klasyczny wyciek danych.

Prośba o przesłanie pliku

Jeśli klient lub dostawca ma coś Państwu przesłać, warto skorzystać z prośby o przesłanie pliku (nazywanej też linkiem do przesyłania lub „tylko wrzucanie”). Druga osoba może przesyłać pliki, ale nie widzi, co już znajduje się w folderze. Każdemu klientowi należy przydzielić osobny folder i osobną prośbę o przesłanie, z hasłem i terminem ważności. Dzięki temu klient A nigdy nie zobaczy dokumentów klienta B, a Państwo od razu wiedzą, od kogo pochodzi dany plik.

Czego nie należy wysyłać zwykłym mailem

Zwykły mail można porównać do kartki pocztowej, która przechodzi przez kilka urzędów pocztowych. Połączenie między serwerami pocztowymi jest zwykle szyfrowane, ale sama wiadomość pozostaje później czytelna w skrzynkach nadawcy i odbiorcy, często przez wiele lat, a błędnie wpisany adres wystarczy, by doszło do naruszenia ochrony danych (lekcja 8.2).

Dlatego jako zwykłego załącznika nie należy wysyłać:

• kopii paszportów ani dowodów tożsamości;
• danych medycznych ani dotyczących zdrowia;
• pasków wynagrodzeń, zestawień płacowych i numerów identyfikacyjnych (np. PESEL);
• haseł i kodów odzyskiwania (te powinny znajdować się w menedżerze haseł, ewentualnie we wspólnym sejfie, lekcja 2.2).

Zamiast tego warto skorzystać z udostępnienia z hasłem i terminem ważności z własnej chmury albo usługi obsługującej wysyłkę szyfrowaną, w której wiadomość może otworzyć wyłącznie odbiorca. Istnieje kilka rodzajów takich rozwiązań: szyfrowanie wbudowane w program lub pakiet pocztowy, bezpieczny komunikator albo osobna usługa do szyfrowanego wysyłania plików.

Dane minimalne

Najlepszą ochroną przed wyciekiem są dane, których się nie udostępnia. Przy każdym udostępnieniu warto zadać sobie pytanie: czy druga strona naprawdę tego potrzebuje? Księgowy potrzebuje Państwa faktur, a nie całej bazy klientów. Wynajmujący chce wiedzieć, że ktoś istnieje, ale nie zawsze potrzebuje kopii paszportu. Jeśli kopia dokumentu tożsamości jest jednak konieczna, można zasłonić numer identyfikacyjny i zdjęcie oraz dodać znak wodny z celem i datą udostępnienia. Do tego celu w Niderlandach dostępna jest bezpłatna aplikacja rządowa KopieID; w Polsce podobną funkcję pełnią aplikacje do bezpiecznego udostępniania kopii dokumentów tożsamości.

Porządkowanie

Linki z czasem się gromadzą. Wiele usług pokazuje przegląd wszystkiego, co udostępniono. Warto przeglądać go raz na kwartał:

1. Należy zatrzymać wszystkie linki publiczne bez terminu ważności, które nie są już potrzebne.
2. Należy sprawdzić, czy osoby zewnętrzne nadal mają dostęp do folderów po zakończonym zleceniu.
3. Tam, gdzie to możliwe, warto ustawić domyślny termin ważności dla nowych linków.

W praktyce: jak to wygląda

W środowisku przykładowym Nextcloud link publiczny tworzy się w karcie Współdziel danego pliku. W sekcji Zmień link znajdują się uprawnienia (Tylko podgląd lub Zezwól na edycję), a w Ustawieniach zaawansowanych hasło, termin ważności, opcja Ukryj pobieranie, notatka dla odbiorcy oraz Ogranicz liczbę pobrań. Opcją Zatrzymaj udostępnianie link można natychmiast wycofać. Jeśli udostępnianie odbywa się przez adres e-mail, Nextcloud wysyła każdemu odbiorcy osobny link, który można wycofać dla każdej osoby osobno. Do przesyłania plików służy prośba o przesłanie pliku, z osobnym folderem dla każdego klienta, hasłem i terminem ważności. W Euro-Office dokumenty udostępnia się za pomocą tych samych linków; instrukcja zaleca nadawanie uprawnień do edycji tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Inne usługi chmurowe działają podobnie, choć przyciski mogą nosić inne nazwy, a niektóre opcje (jak limit pobrań) nie wszędzie są dostępne.

Podsumowanie

• Należy wybierać najbardziej ograniczony sposób udostępniania, który wystarcza: wewnętrzny, osobisty, a dopiero w ostateczności link publiczny.
• Link publiczny działa dla każdego, kto go posiada; należy nadać mu hasło (przesłane innym kanałem), termin ważności i wyłącznie uprawnienia do odczytu.
• Proszę udostępniać plik, a nie folder; w przypadku konieczności przesłania czegoś przez drugą osobę należy skorzystać z prośby o przesłanie pliku.
• Danych wrażliwych nie należy wysyłać jako zwykłego załącznika; proszę udostępniać wyłącznie to, co druga strona naprawdę potrzebuje.
• Stare linki i dostęp osób zewnętrznych należy regularnie porządkować.

Quiz

Zadanie

Zadanie A7.3: Proszę ocenić link do udostępniania. Otrzymają Państwo zestaw sytuacji wraz z ustawieniami linku udostępniającego: co jest udostępniane, komu, z jakimi uprawnieniami, czy ustawiono hasło i termin ważności oraz w jaki sposób wysłano hasło. Dla każdej sytuacji należy ocenić, czy wszystko jest w porządku, czy można to zrobić lepiej, czy wręcz nie powinno się tego robić w ten sposób, a następnie wybrać najważniejsze ulepszenie. Program sprawdzi odpowiedzi i poda wyjaśnienie dla każdej sytuacji.

Więcej informacji

Kroki opisane w artykułach WebOké dotyczą środowiska WebOké; u innych dostawców działa to w podobny sposób.

• Podręcznik Nextcloud 5.2: Tworzenie linku publicznego: odczyt, edycja, hasło, data ważności i limit pobrań
• Podręcznik Nextcloud 5.4: Udostępnianie przez e-mail osobie bez konta
• Podręcznik Nextcloud 16.5: Klient dostarcza pliki za pomocą prośby o plik z hasłem i datą końcową
• Instrukcja Euro-Office 9.3: Hasło i data wygaśnięcia na linku
• Instrukcja Euro-Office 9.5: Udostępnianie komuś spoza Państwa organizacji