Opóźnienie lub odrzucenie wiadomości e-mail wysyłanych do Outlook, Hotmail lub T-Online

Czy wiadomości wysyłane na adres w Outlook.com, Hotmail, Live.com, firmie korzystającej z Microsoft 365 lub T-Online docierają z wielogodzinnym opóźnieniem, albo wracają do nadawcy? Microsoft i T-Online, oprócz standardowych kontroli, stosują własny system reputacji dla serwerów wysyłających pocztę. Wiadomość, która bez problemu dociera do Gmaila, może tam zostać opóźniona lub odrzucona. W tym artykule dowiedzą się Państwo, co oznaczają ich komunikaty, co mogą Państwo zrobić, oraz co robimy my.

Microsoft: tymczasowe spowolnienie (4.7.500)

Otrzymują Państwo komunikat o odroczeniu z taką treścią?

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Wówczas serwer Microsoft nie jest faktycznie zajęty. Microsoft tymczasowo spowalnia adres IP serwera wysyłającego, aby ocenić ruch, na przykład gdy nagle zwiększa się ilość wysyłanej z niego poczty. Microsoft stosuje tę samą serię kodów również pod nazwą Access denied, please try again later, i znosi ograniczenie automatycznie, gdy wiadomość okaże się prawidłowa.

• To błąd tymczasowy (kod zaczynający się od 4). Nasz serwer zachowuje wiadomość i sam ponawia próbę. Zazwyczaj wiadomość dociera po jednej lub kilku próbach, czasem dopiero po kilku godzinach.
• Prosimy nie wysyłać wiadomości ponownie. Dotrze wówczas podwójnie, a większa ilość poczty może jeszcze pogorszyć spowolnienie.
• Jeśli wiadomość musi dotrzeć natychmiast, albo sytuacja się powtarza, prosimy przesłać nam komunikat o odroczeniu.

Microsoft: adres IP zablokowany (5.7.606 i 5.7.708)

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

To ostateczna odmowa: Microsoft zablokował adres IP serwera wysyłającego. Złożenie wniosku o usunięcie z listy przez portal delistingowy Microsoft ma sens wyłącznie dla administratora danego adresu IP, po usunięciu przyczyny problemu. Jeśli Państwa poczta jest wysyłana przez serwer WebOké, zajmiemy się tym my. Prosimy przesłać nam pełny komunikat zwrotny (bounce), abyśmy mogli ustalić, o który serwer chodzi. Microsoft nie prowadzi ręcznej białej listy: pozostaje to system automatyczny.

Widzą Państwo komunikat 550 5.7.708 Access denied, traffic not accepted from this IP? Oznacza to, że wysyłają Państwo wiadomości przez Microsoft 365, a Microsoft nie akceptuje już ruchu z tego środowiska, zazwyczaj po wykryciu nadużycia. Rozwiązuje się to przez wsparcie Microsoft, za pośrednictwem administratora Państwa Microsoft 365.

Microsoft: w folderze Niechciana poczta

Często wiadomość nie jest odrzucana, lecz trafia do folderu Niechciana poczta, zwłaszcza od nadawców jeszcze nieznanych Microsoftowi. W takim przypadku nie powstaje komunikat zwrotny. Co pomaga:

• Proszę upewnić się, że SPF, DKIM i DMARC są poprawnie skonfigurowane. Proszę sprawdzić swoją domenę za pomocą E-mailcheck i zapoznać się z artykułem Czym jest DMARC? Wyjaśnienie w prostych słowach.
• Proszę poprosić stałych kontaktów o dodanie Państwa adresu do ich kontaktów lub bezpiecznych nadawców, oraz o oznaczenie wiadomości, które mimo to trafiły do Niechcianej poczty, jako To nie jest niechciana wiadomość. Instrukcje dla Outlooka znajdują się na stronie Microsoft.
• Prosimy nie wysyłać newsletterów ze zwykłej skrzynki pocztowej, lecz za pomocą dedykowanej usługi do newsletterów.

Wysyłają Państwo dużo poczty do Outlook.com i otrzymują komunikat 550 5.7.515? Microsoft wymaga wówczas, aby zarówno SPF, jak i DKIM kończyły się powodzeniem, oraz aby istniał rekord DMARC. Proszę zapoznać się z wyjaśnieniem Microsoft.

T-Online: własne zasady

T-Online to największa usługa pocztowa w Niemczech. Na stronie postmastera T-Online znajdują się wymagania dla serwerów wysyłających pocztę. Najważniejsze z nich:

• Adres IP serwera wysyłającego posiada poprawny odwrotny DNS (PTR): adres IP wskazuje na nazwę, a ta nazwa z powrotem wskazuje na ten sam adres IP.
• Domena z tej nazwy posiada stronę internetową zawierającą informacje, jak skontaktować się z administratorem serwera. W Niemczech taka strona nazywana jest Impressum.
• Brak wysyłania poczty bezpośrednio z łączy domowych lub anonimowych serwerów, oraz brak zbyt wielu jednoczesnych połączeń.

Odrzucona wiadomość może wyglądać na przykład tak:

554 IP=203.0.113.25 - None/bad reputation. Ask your postmaster for help or to contact tobr@rx.t-online.de for reset. (NOWL)

Oznacza to: ten adres IP nie może obecnie dostarczać poczty do T-Online. Dotyczy to serwera, a nie Państwa domeny czy wiadomości. T-Online nie oferuje białej listy na żądanie klienta. Wniosek o zwolnienie może złożyć wyłącznie administrator serwera.

Co mogą Państwo zrobić:

1. Proszę przesłać nam pełny komunikat zwrotny poprzez zgłoszenie w Centrum Wsparcia. Prosimy nie pisać samodzielnie do T-Online: tylko my możemy złożyć wniosek o zwolnienie dla naszych serwerów.
2. Składamy u T-Online wniosek o zwolnienie naszych serwerów. Może to trochę potrwać, a T-Online nie zawsze przesyła potwierdzenie.
3. Jeśli wiadomość do kogoś z T-Online jest pilna, proszę tymczasowo ustalić inny adres lub inny sposób kontaktu.

Widzą Państwo komunikat 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached? To sytuacja tymczasowa. Nasz serwer ponowi próbę później, a wiadomość zazwyczaj dociera samoczynnie.

Najpierw proszę sprawdzić samodzielnie

Dzięki E-mail Tracering w DirectAdmin mogą Państwo sprawdzić, czy wiadomość została dostarczona, odroczona czy nie powiodła się, wraz z odpowiedzią serwera odbiorcy. Zobacz Sprawdzanie, czy e-mail dotarł, za pomocą śledzenia e-maili w DirectAdmin. Co oznaczają inne kody błędów, dowiedzą się Państwo z artykułu Mail delivery failed: jak odczytać komunikat o błędzie i co oznaczają poszczególne kody. Przesyłając nam zgłoszenie, prosimy dołączyć pełny komunikat zwrotny, z adresem odbiorcy i godziną wysyłki.

Zobacz również w instrukcji DirectAdmin: Moja poczta trafia do adresata do spamu oraz Wysyłanie odrzucone: czarne listy i limity.