Wiadomość e-mail nie dociera lub trafia do spamu: jak to sprawdzić

Czy wysłana przez Państwa wiadomość e-mail nie dociera do odbiorcy, albo trafia do jego folderu ze spamem? Dzięki temu planowi działania w większości przypadków samodzielnie znajdą Państwo przyczynę. Prosimy przejść przez poniższe kroki w podanej kolejności.

1. Proszę sprawdzić, czy wiadomość została wysłana i co wróciło w odpowiedzi

• Otrzymali Państwo komunikat o błędzie? Taki zwrot (bounce) pochodzi od Mail Delivery System lub MAILER-DAEMON. Niemal zawsze podana jest przyczyna, dla której wiadomość nie dotarła. Kod rozpoczynający się od 5, taki jak 550 5.1.1, oznacza ostateczną odmowę. Kod z 4 jest tymczasowy: nasz serwer ponowi próbę później. Znaczenie najczęstszych komunikatów znajdą Państwo w artykule Mail delivery failed: jak odczytać komunikat o błędzie i co oznaczają kody.
• Brak komunikatu o błędzie? Proszę wyszukać wiadomość za pomocą funkcji Email Tracker w DirectAdmin. Zobaczą Państwo wtedy, czy wiadomość została dostarczona, opóźniona czy niedostarczona, oraz jaką odpowiedź udzielił serwer odbiorcy. Zob. Sprawdzanie, czy wiadomość e-mail dotarła, za pomocą funkcji Email Tracker.

Czy według funkcji Email Tracker wiadomość została dostarczona? W takim razie dotarła do serwera odbiorcy. Proszę wtedy poprosić odbiorcę o sprawdzenie folderu ze spamem lub folderu Niechciana poczta.

2. Proszę sprawdzić SPF, DKIM i DMARC

Dzięki tym trzem rekordom w DNS wykazują Państwo, że wiadomość rzeczywiście pochodzi z Państwa domeny. Jeśli jednego z nich brakuje, Państwa wiadomość częściej trafia do spamu lub zostaje odrzucona. Szczególnie restrykcyjne pod tym względem są Gmail, Outlook.com i Yahoo.

1. Proszę otworzyć w Moje WebOké stronę produktu swojego pakietu i sprawdzić kartę Konfiguracja e-mail. Czy MX, A (mail), SPF, DKIM i DMARC są oznaczone jako poprawne? Jeśli nie, zobaczą Państwo dokładnie, jaką wartość należy wprowadzić.
2. Proszę sprawdzić również kartę Domena / Kondycja e-mail na stronie domeny. Niektóre problemy można tam od razu naprawić jednym przyciskiem.

Nie mają Państwo konta pod ręką? Na stronach www.weboke.pl/sprawdz-e-mail oraz www.weboke.pl/kondycja-domeny mogą Państwo bezpłatnie sprawdzić każdą domenę.

3. Czy serwer pocztowy znajduje się na czarnej liście?

Jeśli w komunikacie o błędzie widnieje coś w rodzaju blocked using, listed at, Spamhaus lub RBL, oznacza to, że adres IP znajduje się na czarnej liście. Który adres IP to jest, zazwyczaj widać w samym komunikacie o błędzie. Jest to adres serwera, który wysłał Państwa wiadomość.

Uwaga: Status czarnej listy w sprawdzaniu e-mail kontroluje adres IP pierwszego serwera MX domeny. Jest to serwer, który odbiera pocztę dla tej domeny, niekoniecznie serwer, który wysyła Państwa wiadomość. Zielony Status czarnej listy nie gwarantuje więc, że Państwa serwer wysyłający jest czysty. Proszę w tym celu sprawdzić adres IP w komunikacie o błędzie lub w nagłówkach wysłanej wiadomości.

• Czy to adres IP WebOké? Monitorujemy nasze serwery i sami występujemy o usunięcie z listy. Jeśli zauważą to Państwo wcześniej, prosimy założyć zgłoszenie z pełną treścią komunikatu o błędzie.
• Czy to adres IP Państwa własnego połączenia internetowego? W takim razie Państwa program pocztowy nie wysyła wiadomości przez nasz serwer. Proszę ustawić jako serwer wychodzący nasz serwer pocztowy, z logowaniem, na porcie 465 lub 587.

4. Wiadomości z Państwa strony internetowej lub formularza kontaktowego

Wiadomości z Państwa strony internetowej nie docierają? Często formularz używa adresu odwiedzającego jako nadawcy. Taki adres nie należy do Państwa domeny, w związku z czym wiadomość zostaje odrzucona lub uznana za spam.

• Proszę ustawić w formularzu nadawcę z własnej domeny, na przykład info@twojadomena.nl, a adres odwiedzającego umieścić w polu Odpowiedz do (Reply-To).
• Proszę skonfigurować wysyłanie wiadomości ze strony przez SMTP z użyciem prawdziwej skrzynki pocztowej, zamiast funkcji PHP mail(). W WordPressie robi się to za pomocą wtyczki SMTP. Zob. Jak uzyskać prawidłowego nadawcę w PHP przy użyciu mail()?
• Czy Państwa poczta znajduje się u innego dostawcy, na przykład Microsoft 365? W takim razie proszę przeczytać Wysyłanie wiadomości przez PHP nie działa, rekordy MX wskazują gdzie indziej.

5. Inne przyczyny

• Duża liczba wiadomości naraz. Obowiązuje limit wysyłania, domyślnie 300 wiadomości dziennie na pakiet; w przypadku niektórych pakietów limit ten jest niższy. Newslettery proszę wysyłać za pośrednictwem usługi newslettera. Zob. Limit wysyłania wiadomości e-mail.
• Treść przypomina spam. Słabo oceniane są między innymi duży obraz, dużo lub skrócone linki albo słowa takie jak DARMOWE pisane wielkimi literami.
• Przekierowują Państwo pocztę do Gmail lub Outlook.com. Przekierowana poczta jest tam często uznawana za spam. Lepiej pobierać pocztę za pomocą IMAP.
• Przed chwilą wprowadzili Państwo zmianę w DNS. Zmiana nie zawsze jest od razu widoczna wszędzie. Proszę przetestować ponownie po godzinie.
• Proszę sprawdzić wiadomości od WebOké. Jeśli z pocztą z Państwa pakietu strukturalnie coś jest nie tak, wysyłamy w tej sprawie wiadomość z informacją, co można zrobić.

Nie mogą sobie Państwo poradzić?

Proszę założyć zgłoszenie przez Centrum pomocy. Prosimy przesłać pełną treść komunikatu o błędzie, łącznie z wierszem zawierającym kod, oraz podać adres nadawcy, adres odbiorcy i godzinę wysłania. Dzięki temu będziemy mogli od razu odnaleźć wiadomość.

Zob. również w instrukcji DirectAdmin: Moja wiadomość trafia do odbiorcy do spamu, Wysyłanie odrzucone: czarne listy i limity oraz Wysyłanie lub odbieranie nie działa: jak to rozwiązać.

Szczegółowe wyjaśnienie ze zrzutami ekranu: Wiadomość nie dociera: samodzielne sprawdzanie oraz Kondycja domeny i e-mail: sprawdzanie i naprawa w instrukcji WebOké.