Zasada 3-2-1 i co należy obejmować kopią zapasową

Moduł 6: Kopie zapasowe · Czas czytania: 10 minut

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili określić, co należy obejmować kopią zapasową (w tym usługi w chmurze i pocztę e-mail), wyjaśnić różnicę między synchronizacją a kopią zapasową oraz ułożyć prosty schemat 3-2-1 dla własnej firmy.
Kluczowe pojęcia: kopia zapasowa, synchronizacja, 3-2-1, wersja, okres przechowywania, chmura to nie automatycznie kopia zapasowa, współdzielona odpowiedzialność

Dlaczego kopia zapasowa to Państwa ostatnia siatka bezpieczeństwa

Wszystkie inne środki opisane w tym kursie zmniejszają ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Kopia zapasowa działa inaczej: zapewnia, że będą Państwo mogli działać dalej, gdy jednak coś pójdzie nie tak. Laptop skradziony z samochodu, współpracownik, który przez pomyłkę usuwa folder z ofertami, aktualizacja, która psuje sklep internetowy, ransomware, które szyfruje wszystko: we wszystkich tych sytuacjach pytanie brzmi już nie „jak temu zapobiec?”, lecz „jak szybko wrócimy do działania?”.

Kopia zapasowa to kopia Państwa danych, oddzielona od oryginału, z której można przywrócić wcześniejszy stan. Te ostatnie słowa są ważne. Kopia, która natychmiast zmienia się razem z oryginałem, nie pomoże, gdy oryginał zostanie uszkodzony lub zaszyfrowany.

Holenderskie NCSC w swoich wytycznych dotyczących postępowania w razie ataku ransomware stwierdza to wprost: jeśli nie ma sposobu na odszyfrowanie danych, kopie zapasowe są jedynym sposobem na odzyskanie plików.

Synchronizacja to nie kopia zapasowa

Wielu przedsiębiorców uważa, że mają kopię zapasową, ponieważ ich pliki „znajdują się w chmurze”. Zwykle mają na myśli synchronizację: folder na laptopie, który jest automatycznie utrzymywany w zgodności z folderem w usłudze chmurowej, a często też z telefonem i laptopem współpracownika.

Synchronizacja jest przydatna, ale robi dokładnie to, co obiecuje: utrzymuje wszystko w zgodności. Łącznie z błędami.

Wiele usług synchronizacji ma kosz i wersje: usunięty plik można jeszcze przez pewien czas odzyskać, a zmieniony plik ma zapisane wcześniejsze wersje w usłudze. To prawdziwa siatka bezpieczeństwa i często najszybszy sposób na odzyskanie czegoś. Ma to jednak ograniczenia. Kosz jest opróżniany po określonym czasie, starsze wersje są usuwane, a ktoś, kto przejmie Państwa konto, może też opróżnić ten kosz. Proszę traktować to jako pierwszą pomoc, a nie jedyną kopię zapasową.

Zasada 3-2-1

Prostą zasadą, którą zaleca również holenderskie NCSC, jest zasada 3-2-1:

• 3 kopie danych: oryginał plus dwie kopie zapasowe;
• na 2 różnych rodzajach nośników (na przykład serwer dostawcy hostingu i dysk zewnętrzny, albo laptop i osobna usługa kopii zapasowych);
• z czego 1 kopia znajduje się w innym miejscu, poza biurem lub w innym centrum danych.

Chodzi o to, że żadne pojedyncze zdarzenie nie może naruszyć wszystkich kopii jednocześnie. Pożar w biurze zniszczy laptop i leżący obok dysk zewnętrzny, ale nie kopię znajdującą się w innej lokalizacji. Awaria jednej usługi chmurowej dotknie tę usługę, ale nie dysk w szufladzie. Ransomware zaatakuje wszystko, co jest podłączone, ale nie to, co jest odłączone (więcej na ten temat w lekcji 6.2).

Przykład dla Piekarni Example:

1. Oryginał: dokumentacja i receptury w chmurze, strona internetowa i poczta u dostawcy hostingu.
2. Kopia 1: automatyczne kopie zapasowe, które dostawca hostingu tworzy co noc, na osobnych serwerach do przechowywania danych.
3. Kopia 2: raz w tygodniu kopia zapasowa najważniejszych folderów oraz pobranie kopii zapasowej strony internetowej na dysk zewnętrzny, który następnie zostaje odłączony i zabrany do domu.

Co powinno znaleźć się na Państwa liście?

Większość problemów z kopiami zapasowymi nie wynika z tego, że kopia się nie powiodła, lecz z tego, że coś nigdy w niej nie zostało uwzględnione. Proszę zatem najpierw sporządzić listę wszystkiego, na czym opiera się działanie firmy. Proszę uwzględnić:

• Pliki: dokumenty, oferty, zdjęcia, projekty, na laptopach, dysku sieciowym (NAS) i w chmurze.
• Pocztę e-mail: wszystkie skrzynki, także współdzielone, takie jak info@example.com i factuur@example.com. Proszę zwrócić uwagę: kto odbiera pocztę przez POP3, ten często ma ją już tylko na tym jednym komputerze.
• Stronę internetową i sklep internetowy: pliki oraz bazę danych. Strona internetowa bez odpowiadającej jej bazy danych jest zwykle bezwartościowa.
• Usługi w chmurze: program księgowy, system kasowy, planowanie, CRM. Czy można z nich wykonać eksport i jak często Państwo to robią?
• Konfigurację: rekordy DNS domeny, ustawienia routera, menedżer haseł (z danymi odzyskiwania przechowywanymi w bezpiecznym miejscu, zob. moduł 2).
• Telefony: zdjęcia paragonów, kontakty, historię czatu, jeśli ma znaczenie służbowe.

Proszę zapisać dla każdego elementu: gdzie się znajduje, kto wykonuje kopię zapasową, jak często, gdzie przechowywana jest kopia zapasowa i jak długo jest przechowywana. Pusta komórka w tej tabeli oznacza lukę.

Współdzielona odpowiedzialność przy usługach w chmurze

„To jest u Microsoft (albo Google, albo mojego dostawcy hostingu), więc jest bezpieczne”. To tylko częściowo prawda. Duzi dostawcy działają w modelu współdzielonej odpowiedzialności: dostawca dba o serwery, centrum danych i działanie usługi, natomiast Państwo pozostają odpowiedzialni za własne dane, konta i ustawienia.

Microsoft w swojej dokumentacji wprost stwierdza, że klient przy każdej formie usługi chmurowej, również przy gotowym oprogramowaniu takim jak Microsoft 365, pozostaje odpowiedzialny za swoje dane, konta i dostęp do nich. To, co same usługi przechowują, jest ograniczone czasowo. Dwa przykłady z oficjalnej dokumentacji:

• Exchange Online (poczta Microsoft 365) domyślnie przechowuje trwale usuniętą pocztę przez 14 dni, co administrator może wydłużyć maksymalnie do 30 dni. Po tym czasie wiadomość znika.
• Google Drive trwale usuwa pliki, które przez ponad 30 dni znajdują się w koszu. Po opróżnieniu kosza administrator może jeszcze przez 25 dni odzyskać pliki; po tym czasie, według Google, nie da się ich już przywrócić.

To dobre siatki bezpieczeństwa na wypadek pomyłki sprzed tygodnia. Jeśli jednak dopiero po dwóch miesiącach odkryją Państwo, że odchodzący pracownik opróżnił folder, te mechanizmy nie pomogą. Przy każdej używanej usłudze proszę sprawdzić, co dostawca mówi o przechowywaniu i przywracaniu danych, a jeśli nie jest to jasne, proszę o to zapytać. Jeśli używają Państwo danej usługi do przechowywania ważnych danych, proszę zorganizować własną kopię zapasową lub stały eksport.

W praktyce: jak to wygląda

U przykładowego dostawcy WebOké funkcjonuje równolegle kilka rodzajów kopii zapasowych, działających w różny sposób:

• WebOké Backups co noc automatycznie tworzy pełną kopię zapasową pakietu hostingowego: plików, baz danych, skrzynek pocztowych i ustawień. Te kopie zapasowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na osobnych serwerach, w innym centrum danych, a samodzielnie mogą Państwo przywrócić dane z kopii zapasowych z ostatnich 30 dni.
• Dodatkowo mogą Państwo samodzielnie utworzyć kopię zapasową w panelu DirectAdmin. Taka kopia trafia do Państwa własnego pakietu, liczy się do limitu miejsca na dysku, a więc znajduje się w tym samym miejscu co oryginał. Taka kopia staje się prawdziwą dodatkową kopią dopiero wtedy, gdy ją Państwo pobiorą i zapiszą gdzie indziej.
• W Nextcloud kosz i wersje stanowią siatkę bezpieczeństwa na co dzień: usunięte pliki i wersje są przechowywane do 31 dni (krócej, jeśli potrzebne jest miejsce). Kopie zapasowe systemowe serwerów są przeznaczone na wypadek sytuacji kryzysowych i nie są dostępne dla klientów. Instrukcja sama zaleca przechowywanie własnej kopii niezastąpionych plików.
• Baza wiedzy wskazuje dwa ograniczenia: wiadomość e-mail, która wpływa i zostaje usunięta tego samego dnia, nie znajdzie się w żadnej nocnej kopii zapasowej, a poczta odbierana przez POP3, znajdująca się wyłącznie na Państwa komputerze, też się w niej nie znajdzie.

U innych dostawców może to być uregulowane podobnie lub zupełnie inaczej: inne okresy przechowywania, kopie zapasowe tylko za dodatkową opłatą, albo tylko kopia zapasowa na wypadek sytuacji kryzysowych, do której sami Państwo nie mają dostępu. Proszę zapytać swojego dostawcę i zapisać odpowiedź na swojej liście.

Podsumowanie

• Kopia zapasowa to osobna kopia, z której można przywrócić wcześniejszy stan; synchronizacja przenosi wszędzie także błędy i szyfrowanie.
• Kosz i wersje w usługach chmurowych są przydatne, ale ograniczone czasowo i nie zastępują kopii zapasowej.
• 3-2-1: trzy kopie, dwa rodzaje nośników, jedna w innym miejscu.
• Najpierw proszę sporządzić listę wszystkiego, na czym opiera się działanie firmy, w tym poczty, baz danych, usług w chmurze i konfiguracji.
• Przy usługach chmurowych to Państwo pozostają odpowiedzialni za swoje dane: proszę sprawdzić, co i jak długo przechowuje dostawca.

Quiz

Zadanie

Zadanie D6.1: Lista kopii zapasowych i schemat 3-2-1. Proszę stworzyć tabelę wszystkiego, na czym opiera się działanie firmy: plików, skrzynek pocztowych, strony internetowej i bazy danych, usług w chmurze, konfiguracji i telefonów. Proszę uzupełnić w każdym wierszu, gdzie dany element się znajduje, kto wykonuje jego kopię zapasową, jak często, gdzie przechowywana jest kopia zapasowa i jak długo jest przechowywana. Proszę sprawdzić dla co najmniej dwóch usług chmurowych, co dostawca sam mówi o przechowywaniu i przywracaniu danych. Proszę oznaczyć każdy wiersz, który nie spełnia zasady 3-2-1, i zapisać, co Państwo z tym zrobią.

Więcej informacji

Kroki opisane w artykułach WebOké dotyczą środowiska WebOké; u innych dostawców może to działać podobnie lub inaczej. Proszę zapytać swojego dostawcę.

• Instrukcja DirectAdmin 16.1: Jakie kopie zapasowe są dostępne w WebOké
• Podręcznik WebOké 6.10: WebOké Backups: przywracanie plików
• Podręcznik Nextcloud 6.6: Kopie zapasowe w WebOké: co przechowujemy i co mogą Państwo zrobić samodzielnie
• Kopie zapasowe WebOké: przeglądanie, przywracanie lub pobieranie kopii zapasowej
• Holenderskie NCSC, Opracowanie strategii tworzenia kopii zapasowych: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (w języku angielskim): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (w języku angielskim): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (w języku angielskim): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users