Korzystanie z Bcc a prywatność: wysyłanie wiadomości do grupy osób, które się nie znają
Wysyłając jedną wiadomość do klientów, członków stowarzyszenia lub rodziców z klubu sportowego, nie chcą Państwo, aby każdy widział adresy e-mail pozostałych osób. Do tego służy pole Bcc. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy używać pól Do, Cc i Bcc, dlaczego widoczne adresy mogą oznaczać wyciek danych oraz jak bezpiecznie wysłać wiadomość do grupy w poczcie webmail.
Do, Cc i Bcc
| Pole | Dla kogo? | Kto widzi adres? |
|---|---|---|
| Do | Dla osoby, która ma coś zrobić lub od której oczekują Państwo odpowiedzi | Wszyscy odbiorcy |
| Cc (carbon copy, kopia) | Dla osoby, która czyta wiadomość, ale nie musi nic robić | Wszyscy odbiorcy |
| Bcc (blind carbon copy, ukryta kopia) | Dla osoby, która otrzymuje kopię niewidoczną dla pozostałych | Nikt, również pozostali odbiorcy w polu Bcc |
Bcc działa dzięki temu, że serwer poczty doręcza wiadomości na adresy z koperty, a nie na podstawie treści wiadomości. Adres wpisany w Bcc trafia na kopertę, ale nagłówek Bcc nie jest dołączany do wiadomości, którą otrzymują pozostali.
Widoczne adresy mogą oznaczać wyciek danych
Adres e-mail osoby fizycznej, na przykład sanne@example.com, jest daną osobową. Jeśli wyślą Państwo jedną wiadomość do czterdziestu klientów w polu Do lub Cc, każdy klient otrzyma adresy trzydziestu dziewięciu pozostałych osób. Te osoby nigdy nie wyraziły na to zgody.
RODO nazywa to naruszeniem ochrony danych osobowych (art. 4 pkt 12): naruszeniem bezpieczeństwa prowadzącym między innymi do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych. Mówiąc prościej: wyciekiem danych. To, czy trzeba zgłosić je organowi nadzorczemu (w Holandii Autoriteit Persoonsgegevens), zależy od ryzyka dla osób, których dane dotyczą (art. 33). Czterdzieści adresów klientów kwiaciarni to co innego niż czterdzieści adresów uczestników grupy wsparcia dla osób zadłużonych. W drugim przypadku już sam fakt, że ktoś znajduje się na liście, ujawnia informację wrażliwą. W razie wątpliwości prosimy udokumentować zdarzenie i sprawdzić, czy zgłoszenie jest konieczne. Nie stanowi to porady prawnej.
Jak bezpiecznie wysłać wiadomość do grupy
- W poczcie webmail prosimy kliknąć Utwórz.
- W polu Do prosimy wpisać własny adres. Dzięki temu wiadomość ma prawidłowego odbiorcę, a Państwo otrzymują jej kopię.
- Prosimy kliknąć plusik po prawej stronie pola Do i wybrać Bcc.
- Wszystkie pozostałe adresy prosimy wpisać w polu Bcc.
- Przed kliknięciem Wyślij prosimy jeszcze raz sprawdzić, czy w polach Do lub Cc nie ma adresów, które nie powinny się tam znaleźć.
Grupa z książki adresowej
Czy utworzyli Państwo w książce adresowej grupę, na przykład Dostawcy lub Członkowie? Wystarczy wpisać nazwę grupy w polu albo wybrać ją przyciskiem z ikoną osób obok pola. Webmail wstawi wtedy wszystkie adresy z grupy do pola, w którym wybrano grupę. Jeśli wybiorą Państwo grupę w polu Do, każdy jej członek zobaczy wszystkie pozostałe adresy. Grupę osób, które się nie znają, prosimy więc zawsze wybierać w polu Bcc. Sposób tworzenia grupy opisujemy w artykule Tworzenie grup.
Wielu odbiorców: limit dzienny i usługa newslettera
Skrzynka pocztowa jest przeznaczona do korespondencji osobistej, a nie do newsletterów. Dziennie można wysłać ograniczoną liczbę wiadomości, a limit ten obowiązuje łącznie dla całego pakietu: wszystkich skrzynek, poczty webmail i strony internetowej. Liczy się każdy odbiorca, również w polu Bcc. Jedna wiadomość z dwustoma adresami w Bcc to więc dwieście wiadomości. Więcej informacji w artykule Limit wysyłania poczty.
Jeśli regularnie chcą Państwo docierać do dużej grupy, prosimy skorzystać z usługi newslettera. Zapewnia ona możliwość wypisania się i porządek na liście. Grupa w książce adresowej nie ma przycisku wypisania: jeśli ktoś poprosi o niewysyłanie mu więcej wiadomości, trzeba samodzielnie usunąć go z grupy. Więcej na ten temat w lekcji Zgoda, wypisywanie się i czysta lista z kursu Porządek w poczcie e-mail.
Wszystkie adresy zostały przypadkiem ujawnione?
Wysłanej wiadomości nie da się cofnąć. Prosimy udokumentować, co się stało: jaka wiadomość, kiedy i do kogo. Następnie prosimy ocenić, czy zdarzenie trzeba zgłosić. Czym jest wyciek danych i jak działa obowiązek zgłoszenia, wyjaśniamy w lekcji Wycieki danych i obowiązek zgłoszenia z kursu Bezpiecznie online.
Kroki w poczcie webmail znajdą Państwo również w instrukcji Roundcube w części Pisanie nowej wiadomości. Tekst RODO jest dostępny w serwisie EUR-Lex.