Przenoszenie książki adresowej z Gmaila lub Outlooka do poczty webmail
Przechodząc z Gmaila lub Outlooka na skrzynkę pocztową w WebOké, nie przeniosą Państwo kontaktów automatycznie. Nawet jeśli poczta zostanie przeniesiona, książka adresowa pozostaje na starym koncie: nie znajduje się w skrzynce pocztowej, lecz na osobnej liście. Przenosi się ją za pomocą pliku. W tym artykule wyjaśniamy, jak to zrobić oraz jak uniknąć duplikatów i utraty grup.
Krok 1: eksport ze starego programu
Istnieją dwa rodzaje plików z kontaktami:
- vCard (.vcf): plik z wizytówkami. Każda informacja ma stałą nazwę, np.
FNdla imienia i nazwiska orazEMAILdla adresu. Grupy zapisane są w wierszuCATEGORIES. - CSV: tabela w postaci tekstu, z jedną kolumną na każdą informację. Nie ma stałej zasady dotyczącej nazw kolumn, dlatego poczta webmail musi przypisać je do własnych pól.
Jeśli mają Państwo wybór, prosimy wybrać vCard. Kontakty Google, Outlook i Kontakty Apple umożliwiają eksport zarówno do formatu vCard, jak i CSV. Instrukcje znajdą Państwo u Google w artykule Eksportowanie, tworzenie kopii zapasowych i przywracanie kontaktów, a u Microsoft w artykule Importowanie lub eksportowanie kontaktów w programie Outlook przy użyciu pliku .csv.
Krok 2: import do poczty webmail
- Prosimy zalogować się do poczty webmail i kliknąć w menu Kontakty.
- Kliknąć u góry Importuj.
- Wybrać plik w polu Importuj z pliku.
- W polu Importuj przypisania do grup wybrać, co ma się stać z grupami z pliku (patrz poniżej).
- Pozostawić opcję Zastąp całą książkę adresową wyłączoną.
- Kliknąć Importuj.
Po zakończeniu zobaczą Państwo, ile kontaktów zostało zaimportowanych, a ile pominiętych.
| Importuj przypisania do grup | Co się dzieje |
|---|---|
| Brak | Importowane są tylko kontakty, bez grup |
| Wszystkie (utwórz grupy, jeśli to konieczne) | Importowana jest każda grupa z pliku; brakujące grupy poczta webmail tworzy automatycznie |
| Tylko dla istniejących grup | Uzupełniane są tylko grupy, które już Państwo mają |
W przypadku pliku CSV: przypisywanie pól
Podczas importu pliku CSV poczta webmail pokazuje, która kolumna odpowiada któremu polu, i prosi o potwierdzenie przypisania. Prosimy dokładnie to sprawdzić:
- Czy kolumna z adresem e-mail jest przypisana do pola e-mail? Klasycznym błędem jest nieprzypisanie kolumny ze służbowym adresem e-mail. Skutkiem jest sto kontaktów bez adresu e-mail.
- Kolumny, których Państwo nie potrzebują, należy ustawić na Pole nieprzypisane (nie importuj).
- Jeśli pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn, prosimy wybrać Nie importuj pierwszego wiersza (nagłówków).
Jeśli po imporcie widzą Państwo dziwne znaki, np. „Müller” zamiast „Müller”, plik nie został zapisany w kodowaniu UTF-8. Prosimy zapisać go ponownie w arkuszu kalkulacyjnym jako CSV w UTF-8 i zaimportować jeszcze raz. Jeśli wszystkie dane trafiają do jednej kolumny, poczta webmail błędnie odczytała separator: arkusz kalkulacyjny z europejskimi ustawieniami regionalnymi często używa średnika zamiast przecinka.
Duplikaty
Jeśli istnieje już kontakt z tym samym adresem e-mail i tym samym imieniem i nazwiskiem, poczta webmail pominie go podczas importu. Przypadkowe dwukrotne zaimportowanie tego samego pliku nie jest więc problemem. Jeśli jednak nazwa jest zapisana inaczej, np. „Sanne de Vries” i „S. de Vries”, osoba pojawi się dwukrotnie. Importując dane z dwóch źródeł, prosimy po zakończeniu wyszukać kilka nazwisk i usunąć duplikaty.
Eksport jako kopia zapasowa
Poczta jest przechowywana na serwerze, ale książkę adresową można usunąć jednym nieostrożnym kliknięciem. Dlatego zalecamy regularne wykonywanie eksportu:
- Prosimy przejść do Kontakty.
- Kliknąć strzałkę obok Eksportuj i wybrać Eksportuj wszystko. Opcja Eksportuj zaznaczone eksportuje tylko zaznaczone kontakty.
Otrzymają Państwo jeden plik .vcf. Grupy są w nim zapisane jako CATEGORIES, dzięki czemu zostaną przeniesione przy kolejnym imporcie. Taki plik zawiera dane osobowe: prosimy przechowywać go w bezpiecznym miejscu i nie zostawiać go w folderze Pobrane.
Warto wiedzieć
- Telefon ma osobną książkę adresową. Kontakty w telefonie i książka adresowa w poczcie webmail to dwie oddzielne listy. Poczta webmail nie synchronizuje się z telefonem; kontakty przenosi się za pomocą eksportu i importu.
- Zebrani odbiorcy. Oprócz Osobistej książki adresowej poczta webmail automatycznie zapamiętuje każdy adres, na który Państwo wysyłają wiadomości, w sekcji Zebrani odbiorcy. Importowane kontakty trafiają do osobistej książki adresowej.
- Wizytówka w wiadomości. Jeśli otrzymają Państwo plik .vcf jako załącznik, poczta webmail wyświetli przycisk umożliwiający bezpośrednie dodanie go do książki adresowej.
Instrukcje ze zrzutami ekranu znajdą Państwo w podręczniku Roundcube w artykułach Importowanie i eksportowanie kontaktów oraz Tworzenie grup.