Awaria Microsoft 365: co się wydarzyło i czego można się z tego nauczyć

W czwartkowe popołudnie 12 listopada doszło do awarii u Microsoftu. Na całym świecie miliony osób nie mogły wysyłać ani odbierać wiadomości e-mail przez Outlook, kalendarze w Teams nie działały, a Copilot i SharePoint również miały problemy. Dopiero w piątek wieczorem większość osób mogła znów normalnie pracować. W tym artykule przedstawiamy, co się wydarzyło, co warto teraz sprawdzić oraz dlaczego ta awaria to dobry moment, aby krytycznie przyjrzeć się własnej zależności od jednego dostawcy.

Co się wydarzyło?

1. Awaria się rozpoczynaczwartek 12 listopada, 17:15

   Serwery Exchange Online stają się nieoczekiwanie niedostępne. Ponieważ wiele innych usług Microsoftu opiera się na tej usłudze, one również przestają działać: kalendarze i planowanie spotkań w Teams, Copilot, SharePoint, środowisko administracyjne dla administratorów IT oraz część oprogramowania zabezpieczającego.

2. Na całym świecieczwartek 12 listopada, 19:00

   Na Downdetectorze pojawiło się już ponad 130 000 zgłoszeń dotyczących Outlooka. Firmy, szkoły i instytucje rządowe w Europie, Ameryce Północnej i Azji zostają bez poczty. Microsoft informuje, że nie ma żadnych wskazań na włamanie.

3. Ponowne problemypiątek 13 listopada, rano

   Serwery, które Microsoft naprawił w nocy, ponownie ulegają awarii. Aby opóźniona poczta nie została utracona, Microsoft wydłuża czas oczekiwania wiadomości do 48 godzin. Holenderskie Narodowe Centrum Cyberbezpieczeństwa (NCSC) publikuje zalecenia dla organizacji.

4. W większości przywróconepiątek 13 listopada, wieczorem

   W dużej części Europy i Ameryki Północnej wszystko znów działa. Dokładna przyczyna nie jest jeszcze znana. Microsoft bada, czy zmiana w sieci, wprowadzona na początku awarii, była przyczyną problemu, i obiecał pełny raport.

Co warto teraz sprawdzić?

Korzystają Państwo z Microsoft 365 lub współpracują z klientami bądź dostawcami, którzy z niego korzystają? W takim razie warto przejrzeć poniższe punkty. NCSC zwraca uwagę, że skanery bezpieczeństwa Microsoftu podczas awarii działały z opóźnieniem lub niepełnie.

1. Zwracajcie Państwo szczególną uwagę na phishing. Przestępcy chętnie wykorzystują awarie jako pretekst. Wiadomości z prośbą o zmianę hasła lub „przywrócenie” konta są w najbliższym czasie szczególnie podejrzane, nawet jeśli wydają się pochodzić od Microsoftu.
2. Zachowajcie ostrożność wobec załączników, które dotarły między czwartkowym popołudniem a piątkowym wieczorem, zwłaszcza od nadawców, których Państwo nie znają.
3. Sprawdźcie, czy ważne wiadomości dotarły. Poczta mogła zostać dostarczona z kilkugodzinnym opóźnieniem lub zostać odesłana. Jeśli wysłali Państwo oferty, faktury lub zamówienia do kogoś z adresem Microsoftu, warto upewnić się, czy dotarły.
4. Sprawdźcie folder spamu oraz kwarantannę. Gdy filtry ponownie się uruchomiły, wiadomości mogły zostać niesłusznie zatrzymane.

Prawdziwy problem: wszystko u jednego dostawcy

Awarie zdarzają się u każdego dostawcy. Również u nas, jesteśmy co do tego szczerzy. Tę awarię uczyniło tak poważną to, że wiele firm umieściło u Microsoftu dosłownie wszystko: pocztę e-mail, kalendarz, czat, pliki, logowanie i zabezpieczenia. Gdy jeden element przestaje działać, cała firma staje w miejscu. Nie da się na chwilę przełączyć na coś innego, ponieważ wszystko jest powiązane z tym samym kontem.

Awarii nie da się zapobiec. Można jednak zadbać o to, aby jedna awaria nie sparaliżowała całej firmy.

A zmiana dostawcy? Okazuje się trudniejsza, niż można by sądzić. Na początku listopada Leaseweb zapytał 800 dyrektorów firm w Niderlandach, Niemczech, Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych, jak szybko mogliby odejść od swojego największego dostawcy chmury. 89 procent nie jest w stanie zrobić tego w ciągu trzech tygodni. Najbardziej pesymistycznie nastawione są firmy niderlandzkie: 65 procent uważa, że potrzebowałoby na to ponad trzech miesięcy. Leaseweb sam jest dostawcą chmury i sfinansował to badanie, jednak obraz jest jasny: większość firm nie ma wyjścia.

Do tego dochodzi fakt, że Microsoft jest firmą amerykańską, podlegającą amerykańskiemu prawu. O tym, co to oznacza dla prywatności, piszemy we wcześniejszym artykule Outlook: koszmar prywatności. Jeśli korzystają Państwo z nowego Outlooka dla skrzynki pocztowej znajdującej się u nas, Państwa poczta i tak przechodzi przez serwery Microsoftu. Nadal są więc Państwo zależni od Microsoftu, nawet jeśli poczta jest gdzie indziej.

Jak sprawić, by Państwa firma była mniej narażona?

Korzystajcie Państwo z adresu e-mail na własnej domenie. To najważniejszy krok i niemal nic nie kosztuje. Dzięki adresowi takiemu jak ty@twojafirma.nl sami Państwo decydują, gdzie trafia poczta. Jeśli zechcą Państwo przejść do innego dostawcy, wystarczy zmienić kilka ustawień w DNS, a adres pozostaje dokładnie taki sam. Przy adresie typu twojafirma@outlook.com nigdy nie jest to możliwe: Państwa klienci, dostawcy i konta są na stałe związani z Microsoftem.

Rozdzielajcie Państwo swoje usługi. Nie trzeba zmieniać wszystkiego naraz. Ale jeśli poczta, pliki i strona internetowa nie znajdują się wszystkie u tego samego dostawcy, jedna awaria nie paraliżuje od razu wszystkiego. Jeśli nie można wysłać poczty, nadal można mieć dostęp do plików. I odwrotnie.

Wiedzcie Państwo, jak można odejść. Upewnijcie się, że wiecie, gdzie znajdują się Państwa poczta, kontakty, kalendarz i pliki oraz jak zrobić z nich kopię. Zmiana dostawcy, którą wcześniej Państwo przemyśleli, w sytuacji awaryjnej przebiega znacznie szybciej.

Tam, gdzie to możliwe, wybierajcie Państwo rozwiązania europejskie. Istnieją pełnoprawne alternatywy, które działają w Europie i nad którymi mają Państwo pełną kontrolę. U nas są to hosting e-mail na własnej domenie oraz Nextcloud do przechowywania plików, kalendarza i kontaktów, wraz z Euro-Office do wspólnej pracy nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami. Wszystko działa na naszych własnych serwerach w Niderlandach.

Nasze serwery pocztowe w ogóle nie odczuły skutków awarii. Jedynie wiadomości, które nasi klienci wysyłali na adresy Microsoftu, przez pewien czas pozostawały w naszej kolejce i zostały automatycznie dostarczone, gdy tylko Microsoft znów stał się dostępny.

Więcej informacji

• NCSC: W mediach: awaria Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft dostrzega poprawę po globalnych problemach z Outlookiem, Teams i Copilotem
• ICT Magazine: 89 procent firm jest związanych z dostawcą chmury przez co najmniej 3 tygodnie

Zespół WebOké